Privacy Policy | HR Flow

1. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è:

La presente informativa riguarda il sito pubblico HR Flow disponibile all'indirizzo:

https://www.hrflow.it

L'applicazione HR Flow, accessibile tramite dominio separato e utilizzata dai clienti, è soggetta a ulteriori informative e agli accordi sul trattamento dei dati applicabili al servizio acquistato.

2. Tipologie di dati trattati

2.1 Dati di navigazione

Durante la normale navigazione, i sistemi informatici utilizzati per il funzionamento del sito acquisiscono informazioni tecniche quali:

• indirizzo IP;
• data e ora della richiesta;
• URL e risorsa richiesta;
• metodo e stato della risposta;
• tipo di browser;
• tipo di dispositivo;
• sistema operativo;
• user agent;
• pagina di provenienza;
• informazioni necessarie alla sicurezza e alla diagnosi tecnica.

Questi dati sono trattati attraverso i sistemi di hosting, rete, reverse proxy, monitoraggio e logging tecnico.

I dati di navigazione possono essere utilizzati per:

• rendere disponibile il sito;
• prevenire abusi;
• individuare errori;
• proteggere l'infrastruttura;
• analizzare eventi di sicurezza;
• tutelare i diritti di IGESA.

2.2 Lingua del browser

Quando l'utente accede alla pagina principale, il sito rileva la lingua preferita comunicata dal browser attraverso navigator.languages o navigator.language.

Questa informazione viene utilizzata esclusivamente per indirizzare l'utente verso la versione italiana, francese o inglese del sito.

La lingua rilevata:

• non viene utilizzata per profilazione;
• non viene comunicata a servizi esterni per tale finalità;
• non viene salvata nel local storage;
• non viene utilizzata per identificare direttamente l'utente.

2.3 Dati forniti mediante il modulo di richiesta demo

Quando l'utente compila il modulo di richiesta demo, vengono trattati:

• nome e cognome;
• email di lavoro;
• azienda o ente di appartenenza;
• contenuto del messaggio facoltativo;
• conferma della presa visione dell'informativa;
• dati tecnici necessari alla sicurezza e alla prevenzione degli abusi.

Il campo messaggio non deve essere utilizzato per inviare:

• dati sanitari;
• dati giudiziari;
• credenziali;
• documenti personali;
• dati relativi a terzi non necessari;
• informazioni riservate o categorie particolari di dati personali.

2.4 Dati antispam

Il modulo può utilizzare controlli tecnici antispam, inclusi:

• campo nascosto honeypot;
• limitazione del numero delle richieste;
• controlli temporali;
• analisi tecnica delle richieste;
• indirizzo IP e identificativi tecnici di sicurezza.

Questi dati vengono trattati esclusivamente per proteggere il sito e il servizio da richieste automatizzate, fraudolente o abusive.

2.5 Dati comunicati volontariamente

L'invio volontario di comunicazioni agli indirizzi di IGESA comporta il trattamento:

• dell'indirizzo del mittente;
• dei dati identificativi comunicati;
• del contenuto della richiesta;
• degli eventuali allegati;
• delle informazioni necessarie a rispondere.

L'utente deve trasmettere esclusivamente dati pertinenti e necessari.

2.6 Dati raccolti mediante Google Analytics 4

Il sito utilizza Google Analytics 4, servizio di analisi statistica fornito da:

Google Analytics viene utilizzato per raccogliere informazioni statistiche sull'utilizzo del sito.

I dati trattati possono comprendere:

• pagine visitate;
• URL;
• eventi e interazioni;
• data e ora della visita;
• durata indicativa della sessione;
• provenienza della visita;
• tipo di browser;
• tipo e categoria del dispositivo;
• sistema operativo;
• lingua;
• risoluzione dello schermo;
• localizzazione geografica approssimativa;
• identificativi online contenuti nei cookie Analytics;
• indirizzo IP utilizzato tecnicamente per la trasmissione e la determinazione geografica.

Google dichiara che il browser può comunicare a Google l'URL della pagina e l'indirizzo IP quando il sito integra Google Analytics. Per il traffico proveniente dallo Spazio economico europeo, dalla Svizzera e dal Regno Unito, Google Analytics dichiara di non registrare o conservare i singoli indirizzi IP dopo il loro utilizzo tecnico iniziale.

3. Finalità e basi giuridiche

3.1 Funzionamento e sicurezza del sito

I dati tecnici vengono trattati per:

• fornire il sito;
• garantire il corretto funzionamento;
• prevenire accessi abusivi;
• rilevare anomalie;
• analizzare incidenti;
• proteggere sistemi e infrastrutture;
• effettuare diagnosi tecniche;
• tutelare i diritti di IGESA.

Base giuridica:

• legittimo interesse del Titolare alla sicurezza e al funzionamento del sito;
• adempimento di obblighi legali, quando applicabile.

3.2 Gestione delle richieste demo

I dati forniti nel modulo vengono trattati per:

• rispondere alla richiesta;
• ricontattare l'interessato;
• organizzare una dimostrazione;
• comprendere le esigenze del potenziale cliente;
• fornire informazioni commerciali richieste;
• predisporre un'offerta;
• adottare misure precontrattuali.

Base giuridica:

• esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell'interessato.

La casella privacy conferma la presa visione dell'informativa e non costituisce consenso al marketing.

3.3 Analisi statistica tramite Google Analytics

Google Analytics viene utilizzato per:

• misurare il traffico;
• comprendere quali pagine vengono visitate;
• analizzare le modalità generali di navigazione;
• individuare errori o problemi di usabilità;
• migliorare contenuti e prestazioni;
• produrre statistiche aggregate;
• valutare l'efficacia tecnica e informativa del sito.

Base giuridica:

• consenso dell'utente.

Google Analytics non viene attivato prima dell'espressione del consenso per la categoria "Analisi e statistiche".

Il rifiuto non impedisce di utilizzare le funzionalità essenziali del sito.

3.4 Registrazione delle preferenze cookie

Il sito registra le preferenze espresse mediante il banner per:

• ricordare la scelta;
• impedire l'attivazione dei tag non autorizzati;
• dimostrare la gestione del consenso;
• consentire la successiva modifica o revoca.

Base giuridica:

• adempimento degli obblighi relativi alla gestione del consenso;
• legittimo interesse a documentare correttamente la scelta;
• necessità tecnica di memorizzare le preferenze.

Il cookie o strumento utilizzato per ricordare la scelta è strettamente tecnico.

3.5 Gestione delle comunicazioni e tutela dei diritti

I dati possono essere trattati per:

• conservare evidenza delle richieste;
• gestire contestazioni;
• prevenire frodi;
• esercitare o difendere diritti;
• rispondere alle autorità.

Base giuridica:

• legittimo interesse;
• obbligo legale;
• accertamento, esercizio o difesa di un diritto.

3.6 Comunicazioni promozionali

I dati della richiesta demo non vengono automaticamente utilizzati per newsletter o marketing continuativo.

Qualora IGESA introduca comunicazioni promozionali autonome, verrà richiesto uno specifico consenso separato, quando necessario.

4. Configurazione privacy di Google Analytics

Google Analytics è configurato secondo i seguenti criteri:

• utilizzo di Google Analytics 4;
• attivazione soltanto dopo il consenso;
• Consent Mode impostato con stato Analytics negato per impostazione predefinita;
• nessun caricamento del tag Analytics prima del consenso;
• Google Signals disattivato;
• funzioni di personalizzazione pubblicitaria disattivate;
• nessuna attività di remarketing;
• nessuna raccolta intenzionale di dati demografici e interessi;
• nessun utilizzo di User-ID;
• nessun invio intenzionale di nomi, email o altri identificativi diretti;
• conservazione dei dati utente ed evento impostata a 14 mesi;
• durata dei cookie Analytics configurata in coerenza con la Cookie Policy;
• possibilità per l'utente di revocare il consenso in qualsiasi momento.

La modalità di consenso base impedisce l'invio dei dati a Google prima dell'accettazione dell'utente. Google distingue questa modalità da quella avanzata, nella quale possono essere trasmessi segnali senza cookie anche in assenza di consenso; il sito HR Flow utilizza la modalità base.

Google Analytics consente di impostare la conservazione dei dati utente ed evento su 2 o 14 mesi per le proprietà standard. La configurazione scelta dal sito è di 14 mesi.

5. Cookie e strumenti analoghi

Il sito utilizza:

Cookie tecnici

Necessari per:

• funzionamento;
• sicurezza;
• gestione delle preferenze;
• memorizzazione della scelta cookie.

Questi strumenti non richiedono consenso preventivo.

Cookie Analytics

Utilizzati da Google Analytics per:

• distinguere i browser;
• ricostruire sessioni statistiche;
• misurare visite ed eventi;
• produrre report aggregati.

Questi cookie vengono installati esclusivamente dopo il consenso.

L'elenco dettagliato dei cookie, delle finalità, dei fornitori e delle durate è disponibile nella Cookie Policy.

6. Banner e gestione delle preferenze

Al primo accesso il sito mostra un banner che permette di:

• accettare tutti i cookie;
• rifiutare gli strumenti non necessari;
• personalizzare le preferenze;
• proseguire senza cookie Analytics;
• consultare la Cookie Policy.

In assenza di una scelta positiva:

• Google Analytics resta bloccato;
• non vengono installati cookie Analytics;
• restano attivi esclusivamente gli strumenti tecnici necessari.

L'utente può modificare o revocare il consenso in qualsiasi momento attraverso il collegamento:

"Gestisci preferenze cookie"

disponibile nel footer del sito.

La scelta viene ricordata per almeno sei mesi, salvo:

• cancellazione dei cookie da parte dell'utente;
• modifica sostanziale dei trattamenti;
• modifica dei fornitori;
• necessità di richiedere nuovamente il consenso.

Il Garante indica che la scelta non deve essere nuovamente sollecitata prima di sei mesi, salvo cambiamenti significativi o impossibilità tecnica di riconoscere la preferenza precedentemente espressa.

7. Natura del conferimento

I dati contrassegnati come obbligatori nel modulo demo sono necessari per gestire la richiesta.

Il mancato conferimento impedisce a IGESA di:

• identificare il richiedente;
• rispondere;
• organizzare una dimostrazione;
• predisporre eventuali offerte richieste.

Il messaggio libero è facoltativo.

Il consenso a Google Analytics è facoltativo.

Il rifiuto o la revoca del consenso Analytics non limita l'accesso al sito e alle sue funzionalità essenziali.

8. Modalità del trattamento

I dati vengono trattati mediante strumenti informatici e organizzativi secondo i principi di:

• liceità;
• correttezza;
• trasparenza;
• minimizzazione;
• esattezza;
• limitazione della conservazione;
• integrità;
• riservatezza.

IGESA adotta misure tecniche e organizzative proporzionate ai rischi.

L'accesso ai dati è consentito esclusivamente a:

• personale autorizzato;
• amministratori tecnici autorizzati;
• fornitori che necessitino delle informazioni per le attività affidate.

9. Destinatari dei dati

I dati possono essere comunicati o resi accessibili a:

• personale autorizzato di IGESA;
• fornitori di hosting;
• fornitori tecnici e manutentori;
• fornitori incaricati di gestire il modulo demo;
• fornitori di comunicazioni email;
• fornitori di sicurezza e monitoraggio;
• consulenti professionali;
• autorità pubbliche, nei casi previsti dalla legge.

I principali fornitori sono:

Hetzner

Utilizzato per hosting e infrastruttura in Germania.

Google Ireland Limited

Utilizzato per Google Analytics 4 e l'elaborazione dei dati statistici raccolti previo consenso.

I termini di Google Analytics per l'area europea individuano Google Ireland Limited come controparte contrattuale del servizio.

Gli ulteriori fornitori effettivamente utilizzati per il modulo demo, la posta elettronica, il monitoraggio e la gestione tecnica saranno indicati nella versione aggiornata dell'informativa e nella Cookie Policy.

I dati non vengono diffusi pubblicamente.

10. Trasferimenti internazionali

L'infrastruttura principale del sito è localizzata in Germania, nello Spazio economico europeo.

L'utilizzo di Google Analytics può comportare accessi o trattamenti da parte di società del gruppo Google o fornitori situati fuori dallo Spazio economico europeo.

Tali trattamenti vengono effettuati sulla base degli strumenti e delle garanzie previsti dalla normativa applicabile e dagli accordi contrattuali di Google.

L'utente può evitare la raccolta Analytics rifiutando o revocando il consenso.

11. Tempi di conservazione

11.1 Dati di navigazione e log tecnici

I dati ordinari di navigazione e sicurezza vengono conservati per un periodo massimo di 30 giorni.

I dati possono essere conservati più a lungo quando necessario per:

• analizzare un incidente;
• prevenire abusi;
• rispondere a richieste dell'autorità;
• esercitare o difendere un diritto.

11.2 Richieste demo

I dati relativi alle richieste demo che non producono un rapporto contrattuale vengono conservati per un massimo di 12 mesi dalla ricezione o dall'ultima interazione significativa.

Successivamente vengono cancellati o anonimizzati, salvo:

• avvio di un rapporto contrattuale;
• obblighi di legge;
• contestazioni;
• necessità di tutelare un diritto.

11.3 Google Analytics

I dati utente ed evento di Google Analytics vengono conservati per 14 mesi, secondo la configurazione della proprietà.

I report aggregati standard possono restare disponibili secondo le caratteristiche tecniche del servizio Google Analytics.

11.4 Preferenze cookie

Le preferenze cookie vengono conservate per almeno 6 mesi, salvo revoca anticipata o variazioni significative del trattamento.

11.5 Comunicazioni volontarie

Le comunicazioni vengono conservate per il tempo necessario a:

• rispondere;
• gestire la richiesta;
• documentare le attività;
• rispettare obblighi legali;
• tutelare diritti.

11.6 Backup

Le copie presenti nei backup vengono eliminate secondo i normali cicli tecnici di conservazione applicabili al sistema interessato.

12. Processi decisionali automatizzati

I dati raccolti attraverso il sito non vengono utilizzati per:

• decisioni interamente automatizzate con effetti giuridici;
• profilazione lavorativa;
• valutazione automatizzata dei candidati;
• pubblicità personalizzata;
• remarketing;
• profilazione commerciale automatizzata.

Google Analytics viene utilizzato esclusivamente per statistiche e miglioramento del sito.

13. Diritti dell'interessato

L'interessato può esercitare, quando applicabili, i diritti previsti dalla normativa, tra cui:

• ottenere conferma dell'esistenza del trattamento;
• accedere ai propri dati;
• richiedere la rettifica;
• richiedere la cancellazione;
• richiedere la limitazione;
• opporsi al trattamento;
• richiedere la portabilità;
• revocare il consenso;
• proporre reclamo all'Autorità di controllo.

La revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

Le richieste possono essere inviate a:

privacy@igesa.it

oppure tramite PEC:

igesa@pec-legal.it

IGESA può richiedere informazioni necessarie a verificare l'identità del richiedente.

14. Reclamo all'Autorità

L'interessato può proporre reclamo al:

Garante per la protezione dei dati personali

secondo le modalità disponibili sul sito istituzionale dell'Autorità.

Resta fermo il diritto di rivolgersi all'autorità giudiziaria competente.

15. Collegamenti a siti esterni

Il sito può contenere collegamenti verso servizi esterni, tra cui l'applicazione HR Flow.

I siti esterni operano secondo proprie condizioni e informative.

L'utente è invitato a consultare le informative dei servizi visitati.

16. Minori

Il sito HR Flow è destinato ad aziende, professionisti ed enti.

Non è destinato direttamente a minori e non è progettato per raccogliere consapevolmente dati di minori tramite il modulo demo.

17. Sicurezza

IGESA adotta misure tecniche e organizzative volte a proteggere i dati da:

• accessi non autorizzati;
• perdita;
• alterazione;
• divulgazione;
• distruzione;
• utilizzo illecito.

Nessun sistema può tuttavia garantire una sicurezza assoluta.

In caso di incidente, IGESA applica le procedure previste dalla normativa e dalle proprie misure organizzative.

18. Modifiche dell'informativa

IGESA può aggiornare la presente informativa in caso di:

• modifiche normative;
• variazioni dei trattamenti;
• introduzione di nuovi strumenti;
• modifica di Google Analytics;
• modifica dei fornitori;
• variazione dei tempi di conservazione;
• attivazione di nuove funzionalità.

La versione aggiornata viene pubblicata sul sito con indicazione della data di efficacia.

Quando le modifiche riguardano il consenso cookie, il sito può richiedere nuovamente all'utente di esprimere le proprie preferenze.

19. Contatti

Per informazioni o richieste relative alla protezione dei dati:

Ultimo aggiornamento: 1 agosto 2026